Assistant de Direction & Coordination Communication et Qualité H/F - Acap 22

L'ACAP, depuis sa cration en 1957, s'attache faire vivre, au-del de son expertise, les valeurs de solidarit et d'humanisme. Elle emploie un peu plus de 100 salaris et est implante sur trois sites costarmoricains (St-Brieuc / Taden-Dinan / Ploumagoar-Guingamp). Elle a 3 grandes activits : Protection des majeurs (Curatelle, Tutelle) avec 2400 personnes accompagnes, la protection de l'Enfance avec des Mesures d'Aide la Gestion du Budget Familial et logement accompagn.Votre mission

L'assistant(e) qualité est chargée par la direction et en collaboration avec les directions adjointes, de gérer la communication interne et externe relatif à ces activités et de coordonner l'organisation des événements de l'association.
Il exerce l'enregistrement des nouvelles mesures ainsi que la facturation du Dispositif Insertion Logement.

Organisation des activités du comité de direction

- Contribuer au pilotage et au suivi du projet associatif et du projet d'établissement, en lien avec les orientations stratégiques, et assurer la déclinaison opérationnelle des actions auprès des services.
- Suivre les plans d'actions d'amélioration de la qualité et les projets en cours en renseignant le logiciel AGEVAL : mise à jour, suivi des indicateurs, relances des pilotes et reporting.
- Participer à la gestion des risques en contribuant au recueil et à l'analyse des événements indésirables (EI), au suivi des actions correctives et préventives et à l'évaluation de leur efficacité
- Participer aux évaluations internes et externes, en lien avec les pilotes concernés (préparation des éléments de preuve, suivi des recommandations)..
- Coordonner sur le plan administratif les activités des commissions et instances (qualité, gestion des risques, CVS.) : organisation, comptes rendus, suivi des décisions.
- Accueillir et renseigner les partenaires et prestataires
- Développer une collaboration efficace avec les autres services afin de favoriser la transversalité et la diffusion de la culture qualité.
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et contribuer à leur diffusion.
- Concevoir, rédiger, saisir et assurer la gestion des documents (procédures, rapports, tableaux de bord, supports qualité).

Gestion des informations et de la communication interne et externe
- Assurer l'archivage papier et numérique des activités de la direction
- Organiser la gestion documentaire (structuration, mise à jour, diffusion) et garantir l'accessibilité des documents aux bons interlocuteurs.
- Sécuriser les espaces de travail partagés et veiller à la fiabilité des données.
- Valoriser les réalisations internes et externes (rapports d'activités, indicateurs, communication digitale, actualisation site internet et intranet, mesures d'impact.)
- Assurer la communication interne sur les échéances, projets et actions qualité (newsletters, notes de direction, suivi des plans d'actions)
- Veiller au respect des normes en vigueur et contribuer à l'amélioration continue des processus en cohérence avec la stratégie institutionnelle.
- Participer à la conception à la formalisation et à la mise à jour des outils, procédures et supports qualité
- Accompagner et sensibiliser les collaborateurs à l'utilisation des outils qualité (AGEVAL, déclaration des EI, procédures), et à la culture d'amélioration continue.

Coordination logistique des événements
- Concevoir, planifier et organiser les événements internes et externes
- Élaborer les rétroplannings et suivre les budgets associés.
- Mobiliser et coordonner les partenaires, prestataires et intervenants.
- Garantir la coordination opérationnelle et le bon déroulement des événements le jour J
- Contribuer à l'évaluation des actions menées (bilan,

Enregistrement des mesures
DIL: saisie des dossiers hébergements / factures/ gestion logiciel BREDEA

Profil recherché
Licence ou équivalent
Expérience minimale de 5 ans
Maitrise des outils de communication, bureautiques, collaboratifs et qualité
Permis B exigé

Ce que nous vous offrons

Poste polyvalent avec marge d'autonomie
Équipe engagée et dynamique
Outils professionnels : véhicule de service, PC portable, téléphone, analyse des pratiques
Conditions de travail stables avec télétravail partiel possible sur certaines tâches
Poste à pourvoir de suite

Experience: 5 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Collecter et analyser des données, des informations,Contrôler la conformité des procédures internes,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer la communication interne et externe,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités juridiques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ...).

• Gestion des fonds documentaires
• Créativité
• Amélioration continue
• Gestion du risque
• Logiciels bureautiques
• Planning opérationnel
• Rédaction de rapports d'activité
• Autonomie
• Compte-rendu
• Facturation
• Traitement du courrier
• Communication digitale