Assistant Administratif H/F - Voyages Rouillard

L'entreprise Voyages Rouillard est implantée sur les Côtes d'Armor et la Normandie, et compte 9 agences. En parallèle de son réseau tourné vers la clientèle individuelle, l'entreprise dispose d'un pôle dédié à la production de séjours destinés à la clientèle groupe (CE, association, entreprise...). Fort de plusieurs années d'expériences dans le monde du voyage, l'entreprise est un acteur reconnu dans l'organisation de voyages individuels et groupe.Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) voyages afin de renforcer notre équipe et accompagner la croissance de notre réseau d'agences.

Missions principales:

1. Gestion administrative et commerciale des dossiers clients

- Contrôle des facturations des dossiers voyages individuels en début de mois
- Dépôt des factures sur le portail Chorus Pro pour les administrations
- Commande et distribution des guides Petit Futé
- Gestion et suivi des réservations issues du site internet
- Classement, archivage et numérisation des documents administratifs
- Renfort ponctuel dans la réalisation des devis clients individuels en cas de surcharge d'activité dans les agences

2. Accueil téléphonique

- Intégration dans la boucle du standard téléphonique de l'agence de Plérin
- Renseignement et réorientation des appels clients, fournisseurs ou partenaires
- Prise de messages et transmission aux équipes concernées

3. Formalités de voyage

- Saisie des données APIS sur MB3M
- Édition et envoi des cartes d'embarquement pour les clients individuels
- Réalisation et suivi des formalités d'entrée (AVE, ESTA, e-visa.)
- Veille sur l'évolution des règles d'entrée dans les pays desservis

4. Suivi après-voyage / relation client

- Centralisation d'une partie des retours clients (questionnaires de satisfaction, mails, appels)
- Relance suivi des dossiers litiges via l'outil SAVME
- Aide au traitement des réclamations en lien avec les conseillères voyages
- Transmission des retours clients aux fournisseurs si nécessaire

5. Participation à la vie du réseau Voyages Rouillard

- Déplacement dans le réseau des 9 agences de voyages 1 jour par semaine
- Appui à l'organisation des événements internes : soirées clients, salons, portes ouvertes
- Tâches administratives diverses liées au bon fonctionnement de l'agence et du réseau

Profil recherché :

- Formation Bac +2 minimum en administration, secrétariat, ou tourisme
- Maîtrise impérative des outils bureautiques (Pack Office)
- Rigueur, sens de l'organisation, discrétion et autonomie
- Esprit d'équipe, aisance relationnelle, sens du service client
- Une expérience dans le secteur du tourisme serait un plus

Conditions :

- CDI - 35H hebdomadaires, du lundi au vendredi, horaires classiques de bureau (adaptations ponctuelles possibles selon les événements)
- Poste basé à Plérin, à pourvoir à partir de la rentrée de septembre
- Rémunération : 1 971 € brut mensuel
- Niveau : Agent de Maîtrise - Niveau C (CCN 3245)
- Formation interne assurée sur les outils spécifiques (MB3M, Chorus Pro, etc.)

Experience: 12 Mois

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Utiliser les outils numériques

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des agences de voyage

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Logiciels bureautiques
• Permanence téléphonique
• Prise de note